Gmailの署名は 初期設定では空白となっているため、毎回必要に応じて署名の入力が必要です。プライベートなやり取りが中心な場合は署名を必要としないことも多いですが、ビジネスでのやり取りが中心な場合は署名も必要となるケースが多いです。

毎回、会社名や名前、連絡先などを入力することは非常に手間がかかり、仕事の生産性を落とす要因になってしまいます。署名を設定して、余計な手間を省くことで作業効率を高めましょう。

Gmail の初期設定では署名は入っていませんので、必要に応じて設定する事が可能です。設定した署名は送信メールの最後に追加されます。

署名は複数設定でき、メール毎に異なる署名を使用できます。新規メールや返信メールにデフォルトの署名を指定したり、メールの作成時に別の署名から選択することもできます。

Gmail 画面右上の［設定（ギア アイコン）］-［すべての設定を表示］をクリックし、メール設定画面を表示します。mail 設定画面にて［全般］タブを選択し、「署名:」セクションの［+ 新規作成］をクリックします。

署名の新規作成画面にて、署名の名前を入力して［作成］をクリックします。

署名を複数作成して、目的別に使い分けることもポイントの一つです。

情報を効率的に伝えるために、メールを送信する相手によって、「社外用」「社内用」「簡易版」など、署名を使い分けましょう。

署名の内容としては、「社外用」は前述した通り、必要事項を全て記載します。

「社内用」では会社名や住所、URLなどを省き代わりに内線番号などを入れておきましょう。

また、自分が送ったメールへの返信に返す際など、毎回情報の多い署名をつける必要はありません。

その場合には、会社名、担当者名、電話番号、メールアドレスだけを記載した「簡易版」の署名があると、メール自体もすっきりとするためおすすめです。

このように、目的に応じて署名を使い分けることで、相手に必要な情報だけを効率良く伝えることができるため、いくつかの場面を想像して複数の署名を用意しておきましょう。

署名を使用する際には、自動的にメールに署名が挿入されるよう設定しておきましょう。

ほとんどのメールソフトやメールサービスでは、自動的に署名を挿入できる機能があります。

その中でも今回は、ビジネスシーンで使われることが多いGmailでの設定方法を簡単にご紹介します。

Gmailを開く
画面右上の歯車のマークをクリックし「設定」を選択
「全般」をクリック
「署名」の項目で、入力ボックス側のラジオボタンにチェックを入れる
編集ボックスに署名を記入
画面最下部までスクロールして「変更保存」をクリック

まずは、署名の作成ができたら「自分宛にメールを送ってチェックする」という点です。

署名が完成したら終わりではなく、実際のメールソフトでどのように表示されるのかを、自分宛にメールを送って確認します。

メールは、パソコンとスマホの両方で受け取る方も多いため、両方で確認しておきましょう。

実際に送られてきたメールを開いて、不自然な改行はないか、文字化けしていないかなどをチェックし、ビジネスなどの目的に対し適切なデザインになっているかも見てみましょう。

もし、自信がない場合や、心配な点がある場合には、親しい方にメールを送って受け取った印象を聞くのも一つの手段です。

「名刺」の代わりにもなる署名なので、ミスの無いようチェックは徹底しましょう。

ビジネスメールの署名に入れる基本の項目は下記の通りです。

会社名
所属する部署・課
役職
担当者名
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
Webサイト等のURL

署名に入れる順番もこの項目の順に入れていくのが基本となります。

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　○○○株式会社　○○部 マネージャー
　山田 太郎 / YAMADA TARO
　〒000-0000 東京都○○区1-2-3
　TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
　Email: yamada＠example.com
　URL: http://example.com/
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