署名を複数作成して、目的別に使い分けることもポイントの一つです。

情報を効率的に伝えるために、メールを送信する相手によって、「社外用」「社内用」「簡易版」など、署名を使い分けましょう。

署名の内容としては、「社外用」は前述した通り、必要事項を全て記載します。

「社内用」では会社名や住所、URLなどを省き代わりに内線番号などを入れておきましょう。

また、自分が送ったメールへの返信に返す際など、毎回情報の多い署名をつける必要はありません。

その場合には、会社名、担当者名、電話番号、メールアドレスだけを記載した「簡易版」の署名があると、メール自体もすっきりとするためおすすめです。

このように、目的に応じて署名を使い分けることで、相手に必要な情報だけを効率良く伝えることができるため、いくつかの場面を想像して複数の署名を用意しておきましょう。